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60 Minuten Online-Webinar · kostenfrei · Live mit offener Fragerunde

Kontrolle & Compliance vs. Schatten-KI

Wie Sie KI-Nutzung im Unternehmen sichtbar machen, regeln und trotzdem praktikabel halten

In den meisten Unternehmen wird längst mit KI gearbeitet — nur nicht dort, wo die IT hinschaut. In 60 Minuten zeigen wir, wie Sie Schatten-KI sichtbar machen, ohne alles zu verbieten, welche Leitplanken tatsächlich wirken (Berechtigungen, Datenkategorien, Freigabeprozesse) und wie Sie eine Nutzungsrichtlinie aufsetzen, die Mitarbeitende auch tatsächlich befolgen.

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Verbote werden umgangen. Kontrolle entsteht anders.

Fast überall
werden öffentliche KI-Chatbots längst im Arbeitsalltag genutzt — ob offiziell erlaubt oder nicht.
Selten dokumentiert
welche Daten dabei in welches Werkzeug eingegeben werden.
Nachträglich
kommen Regeln meist erst, nachdem die Nutzung längst begonnen hat.

Beobachtung aus Softcap-Projekten in Mittelstand und Verwaltung.

Ein Verbot wird selten befolgt, wenn das Werkzeug den Arbeitsalltag spürbar erleichtert und die Alternative langsamer ist. Wer Schatten-KI wirklich eindämmen will, ersetzt sie durch ein kontrolliertes Angebot — nicht durch eine Anweisung.

Die eigentliche Aufgabe ist deshalb nicht Verhinderung, sondern Steuerung: Wer darf was mit welchen Daten tun, wie wird das nachvollziehbar, und wie greift das, bevor eine Anfrage das Unternehmen verlässt.

Warum Richtlinien allein Schatten-KI nicht stoppen

Die meisten Unternehmen haben längst eine KI-Richtlinie — und trotzdem nutzen Mitarbeitende parallel öffentliche Werkzeuge, weil die Richtlinie keine praktikable Alternative bietet. Das Problem liegt selten am Text, sondern an der fehlenden Umsetzung: Wer kontrolliert, was tatsächlich genutzt wird?

Wir zeigen ein dreistufiges Vorgehen: Sichtbarkeit schaffen (welche Werkzeuge werden faktisch genutzt), Datenkategorien einordnen (was darf wohin, was nie), und ein freigegebenes Werkzeug anbieten, das schneller ist als der Umweg über den privaten Zugang.

Dabei geht es auch um EU AI Act und DSGVO — nicht als Kapitel am Ende, sondern als Kriterium, das von Anfang an mitentscheidet, welches Werkzeug für welchen Zweck überhaupt infrage kommt.

Sie gehen mit einem Vorgehen für Bestandsaufnahme, Leitplanken und Freigabeprozess aus dem Webinar — nicht mit einer weiteren Richtlinie, die niemand liest.

Agenda

60 Minuten

  1. 5 Min Einordnung — Warum Verbote Schatten-KI selten stoppen
  2. 10 Min Sichtbarkeit schaffen — Wie Sie herausfinden, was im Unternehmen tatsächlich genutzt wird, ohne zur Überwachung zu werden
  3. 15 Min Leitplanken statt Blockaden — Datenkategorien, Freigabeprozesse und Berechtigungen, die im Alltag tragen
  4. 15 Min EU AI Act & DSGVO in der Praxis — Was wirklich neu ist, was schon galt, und woran es meist hakt
  5. 10 Min Vom Regelwerk zum akzeptierten Werkzeug — Wie ein freigegebenes Angebot Schatten-KI tatsächlich ablöst
  6. 5 Min Offene Fragerunde

Für wen dieses Webinar gedacht ist

  • Geschäftsführung und Bereichsleitung

    die Verantwortung für KI-Nutzung im Unternehmen tragen

  • Datenschutz- & Compliancebeauftragte

    die Regeln durchsetzbar statt nur formuliert haben wollen

  • IT-Leitung

    die Schatten-IT/-KI sichtbar machen und in geordnete Bahnen bringen wollen

  • Fachbereichsverantwortliche

    die zwischen Verbot und Kontrollverlust einen gangbaren Mittelweg suchen

Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Technische Begriffe erklären wir dort, wo sie für die Entscheidung relevant sind — und lassen sie weg, wo sie es nicht sind.

Was Sie mitnehmen

  • Eine Vorgehensweise, mit der Sie herausfinden, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Haus faktisch genutzt werden
  • Ein Raster für Datenkategorien, das entscheidet, was in welches Werkzeug darf — und was nie
  • Ein Muster für Freigabeprozesse, das schnell genug ist, um tatsächlich genutzt zu werden
  • Klarheit zu EU AI Act und DSGVO, ohne Juristendeutsch — nur das, was für Ihre Entscheidung zählt
  • Argumente für die Geschäftsführung, warum ein kontrolliertes Angebot günstiger ist als ein Verbot, das umgangen wird
  • Die Aufzeichnung, auch wenn Sie am Termin verhindert sind

Wir finden heraus, wo KI im Unternehmen wirklich hilft, und bauen es dann auch.

Softcap ist ein IT-Beratungshaus aus Essen mit Wurzeln in der Enterprise-IT. Wir begleiten mittelständische Unternehmen von der Use-Case-Auswahl über die Architektur bis in den sicheren Betrieb — Berechtigungsmodelle, Wissenszugriff, Systemanbindung inklusive.

  • 17 Köpfe, handverlesene Experten, lokale Ansprechpartner
  • DSGVO und EU AI Act sind bei uns Teil der Architektur, nicht ein Kapitel am Ende
  • On-Premises, deutsches Rechenzentrum oder hybrid — je nach Schutzbedarf, nicht je nach Anbieterinteresse
  • Wir zeigen KI live und lokal, anfassbar, interaktiv

Häufige Fragen

Kostet das Webinar etwas?
Nein. Die Teilnahme ist kostenfrei und unverbindlich.
Richtet sich das nur an große Unternehmen?
Nein. Die Grundprinzipien gelten unabhängig von der Unternehmensgröße — die Umsetzung skalieren wir im Webinar auf kleinere Teams herunter.
Brauche ich juristisches Vorwissen?
Nein. Wir übersetzen die relevanten Anforderungen aus EU AI Act und DSGVO in klare, umsetzbare Kriterien.
Ich kann am Termin nicht.
Melden Sie sich trotzdem an. Alle Angemeldeten erhalten die Aufzeichnung und die Unterlagen.
Kann ich Kolleginnen und Kollegen mitbringen?
Gern. Erfahrungsgemäß lohnt es sich besonders, wenn Fachbereich, IT und Datenschutz gemeinsam teilnehmen.
Werden meine Daten weitergegeben?
Nein. Wir nutzen Ihre Angaben ausschließlich für die Durchführung des Webinars und — sofern Sie zustimmen — für Informationen zu vergleichbaren Veranstaltungen. Abmeldung jederzeit mit einem Klick.

Und danach?

Das Webinar endet mit einer ausgewählten Aufgabe. Für den Weg von dort in den Betrieb gibt es mehrere Anschlüsse — Sie entscheiden, welcher passt:

  • Weitere Webinar-Themen

    Sehen Sie sich auch unsere anderen Webinar-Themen an: Corporate AI konkret, Prompt Engineering, KI-Gedächtnis und das Kontextfenster, Digitale Souveränität.

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  • Use-Case-Workshop vor Ort

    Ein Tag bei Ihnen im Haus mit Geschäftsführung, Fachbereich, IT und Datenschutz. Ergebnis: ein priorisierter Auftrag mit Prozessgrenze, Datenquellen, Risiken und Messgrößen — die Grundlage für einen Piloten.

    Termin anfragen

  • Schulungen für Ihre Mitarbeitenden

    Delegieren statt Prompten: Wie Teams Aufträge so schneiden, dass Ergebnisse prüfbar bleiben — und was sie mit Unternehmensdaten tun dürfen und was nicht.

    Programm anfordern

Sechzig Minuten. Eine Aufgabe. Ein klarer nächster Schritt.

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